מושגים כלליים ותהליכים בניהול פרויקטים

השלב הראשון מתחיל כאשר לקוח פונה ב-RFI או ב-RFP על מנת לקבל הצעות לפתרון בעיה קיימת או צורך.

ה- RFI כולל מכתב פנייה, תיאור הבעיה ואפיון דרישות טכניות. מטרתו הינו לבקש מידע מספקים, בחינם, על מנת לנסח ביעילות RFP. הפרסום נעשה על ידי הלקוח והמסמך מתאר בקצרה את הבעיה. למרות שפנייה זו היא ללא תמורה למשיב עדיין מעוניין המשיב להגיב עליה על מנת שה REP העתידי יפורסם בהתאם למידע שהוא הגיש וכך ייתן לו יתרון על פני מתחרים אחרים.

לעיתים כאשר הלקוח מגובש בדעתו, מדלגים על שלב ה-RFI, ומגישים RFP הכולל מכתב פנייה, תכולת עבודה (SOW), אפיון ביצועים (SPEC), לו”ז לביצוע, דרישות טכניות מההצעה וכן דרישות להצגת תמחיר בדרך נוחה. לעיתים הלקוח פונה במכתב קצר ומבקש מהספקים לכתוב את ה-SOW וכ’ו. מצב זה נח יותר לספק מכיוון שהוא נותן לו מרחב פעולה להתאים את מוצריו הוא לבקשה.

ה-SOW כולל מידע אודות הפרויקט ומטרותיו, פירוט תוצרים סופיים, סוג הציוד והתיעוד הנדרש וכן מידע שעל הספק למסור ללקוח.

ה-SPEC מגדיר את המוצר ותוצריו.

לוח זמנים לביצוע מגדיר טבלת זמנים לאספקות וכן פירוט של קנסות ותמריצים לביצוע.

פרק דרישות טכניות מגדיר מידע טכני שעל הספק להגיש וכן מידע על גישת התכן ופירוט ניסיון רלוונטי.

דרישות התמחיר מתייחסות לאופן בו על המציע להגיש את הצעת המחיר.

כמו כן יכול הלקוח לדרוש איזה סוג של אנשים הוא רוצה שיעבדו בפרויקט (מהנדסים, טכנאים וכו’).

לאחר קבלת מענה מהספקים והחלטה על ספק נבחר יש שלב מו”מ שבו מסוכמים ה, T&C, SPEC, SOW מחיר ותנאי תשלום.